メールの往復が面倒な時には?

うつのまんま仕事をこなす技術

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Day8.メールの往復が面倒な時には?

~メールの往復が面倒な時には?~
 
あなたは、仕事中に
誰かに確認を取る必要があるとき、
相手にメールで確認をとりますか?

例えば、

「先日お願いした○○の件ですが、
 その後、どのようになっておりますでしょうか?
 何卒、ご確認をお願い致します。」

という感じで。

その後、相手からもメールが届いて、
そのメールに返信して、
またメールが届いて・・・。

気がつくと、何往復もしているわけです。

最近では、
ごく当たり前のことですよね。

やりとりの内容も、
履歴として残せるのでメリットもあります。

でも、これが意外と自分の心に
負担をかけてしまうのです。

待っている間、実は相手が
怒っていないかと恐くなったり、
まだ読んでくれていないのかなと焦ったり。

さらに、
直接話せば1分で済むような内容を
何回もメールでやりとりするために、
時間も失って残業になってしまったりします。

かといって、
いきなり電話して確認をとるのも、
ものすごく催促しているみたいで、
うつの最中はかなりしんどいですよね。

そこで、一旦確認メールを送り、
相手から返信がきたら、
電話で返事をするようにしてみてください。

これにはいくつかのメリットがあります。

まず、返信をもらったあとなので、
相手の人もこちらの反応を待ってくれています。

すでにメールで話題を
共有しているので話も始めやすいです。

そして何より、
待ってる間の不安がなくなりますし、
時間を大幅に短縮することができます。

そして、電話が終わったあとに、
そこで得た結論を簡単にまとめて
お礼の言葉とともにメールで送るのです。

『電話で返事、メールで履歴』 です。

「先ほどは、お忙しい中ありがとうございます。
 ○日までに納品していただけるとのこと、了解いたしました。
 引き続きよろしくお願い致します。」

といった感じに。

これで、メールのメリットである、
履歴を残すことも同時に可能になります。

もう一個、オマケのメリットですが、
この方法を実践すると、

「仕事がデキる人」

と評判になります(笑)

相手からすると、
自分がメールで出した用件に、
即行動してくれたわけですから、
とても感謝してもらえるのです。

いきなり電話で確認をとると
けっこうイヤがられるのに、
不思議なものですよね(笑)

実際、仕事の時間と心配を
かなり軽減できる方法なので、
ぜひ試してみてくださいね。

無駄な心配と残業は、
うつワーカーの敵ですから。
 
●アクションプラン
・確認メールをして、返事がきたらすぐに電話をしてみる。

・お礼のメールで、履歴を残す。
 
<うつのまんま仕事をこなす技術>
 Day8.
『電話で返事、メールで履歴
 
  
<局長 信夫克紀(しのぶ かつのり)著>


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