報告書をスムーズに書く方法

うつのまんま仕事をこなす技術

うつ病を抱えたまま働く人のための仕事術を、1日1個身につけられるワークブック。


Day11.報告書をスムーズに書く方法

~報告書をスムーズに書く方法~
 
上司や総務に提出する書類。

経緯を説明する「報告書」や
決裁をあおぐための「稟議書」。

面倒くさいですよね~。

「うつ」の中、モウロウとした頭で
それらの書類の内容を考えること、
そして実際に文章としてまとめることは至難のワザ。

さらに、せっかく死力をふり絞って書いたところで。
 
あとでナンヤカンヤと質問攻めにあい、
下手をすると書き直しなんてこともしばしば。

そこで、モウロウとした頭でも
スラっと提出書類を書く方法と、
あとで質問されたり
やり直さなくてすむ書き方をお教えしちゃいます。

簡単なのでぜひマスターしてください。

まず、報告書の類って、
何から書き出したらいいかってことに迷いますよね。

そこで、報告書や稟議書は
まず「結論から書く」と決めてください。

稟議書を例にとってみると…、

「営業部員1名の増員をお願い致します」

というように、いきなり結論から書きます。

そして、その結論に対して
 
<なぜだろう?>
 
と自分に聞き、その答えを書き出して下さい。

答えが、

「新製品の訪問販売力を強化するため」

ということであれば、
その答えにさらに「なぜだろう?」と
聞いてまた書き出してください。

「新製品は利益率が高いため力を入れたい」

なぜだろう?

「上半期の利益が減ったのを下半期で補うため」

なぜだろう?

「訪問販売に充てる時間と人員が不足しているため」

なぜだろう?

「全員が営業事務を兼任しているため」

そして、最後に<要するに?>と
自分に聞いて、その答を書きましょう。

「経理部から異動してきた田中を営業事務の専任にしたい。
 そして、新採用の人員を訪問販売の専任にして、販売力強化と効率化を同時に達成したい。」

これで書類に書く内容が揃いました。

あとは、上から順番につなげて
提出書類風に「清書」するだけです。

書類の書き出しを、
結論に至った理由から書いてしまうと、
提出された側は
 
「また勝手な事を考えて」
 
と、言い訳を読むつもりで身構えてしまいます。

だから、まず「結論」を書き、
そのあとに「理由」をこれでもかこれでもかと書くのです。

どんな口うるさい上司や決裁者が相手でも。

5~6回なぜだろうを
繰り返した内容を書いておけば、
少なくとも質問攻めと書き直しは、
避けることができます。

そして、
文章を書こうと気負わなくても、
機械的に内容を決めることができますし、
書き漏らしはないかと神経をすり減らすこともありません。

提出された側も余計な質問をせず、
正当な判断をくだしてくれるはずです。
 
報告や主張が
認めてもらえるかどうかは、
結局、内容次第ということですが・・・(笑)
 
●アクションプラン
・作成する報告書を決める。

・メモ用紙を用意し、まず「結論」を書く。

・「結論」に対し、5~6回「なぜだろう?」と自分に問いながら答を書き出す。

・最後に「要するに?」と聞いて答えを書き出す。

・それらを順につなげて文章にしながら、書類に清書していく。

※まずは日報など短めの文章で練習してみましょう!
 
<うつのまんま仕事をこなす技術>
 Day11.
『報告書は、なぜだろう?で書き進める
 
  
<局長 信夫克紀(しのぶ かつのり)著>


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